Il pranzo è un concetto attentamente regolamentato dal legislatore italiano. Ad esempio, il D.lgs 66/2003 sancisce l’obbligatorietà della pausa pranzo in tutti quei casi in cui l’orario di lavoro giornaliero risulta superiore alle 6 ore. Non c’è, però, nessuna normativa che impone alle imprese l’obbligo di offrire il servizio mensa ai propri dipendenti: solo in determinati CCNL ci sono riferimenti a obblighi di questo tipo. Ma quali sono le alternative a disposizione dell’azienda che decide di garantire il pranzo ai propri dipendenti? Le opzioni sono 3: istituire una mensa interna, distribuire dei buoni pasto oppure optare per l’indennità sostitutiva di mensa. Ma cos’è concretamente l’indennità di mensa, come funziona, e in che modo viene tassata questa “aggiunta” alla busta paga dei dipendenti?
Cos’è l’indennità sostitutiva di mensa
Per capire cos’è l’indennità di mensa e fare quindi la scelta più opportuna tra questa e l’utilizzo dei buoni pasto, è bene ricordare la natura della busta paga, lì dove viene eventualmente inserita l’indennità stessa. La busta paga si compone di tante voci differenti, sostanzialmente suddivisibili in due gruppi: da una parte la retribuzione ordinaria, comprendente la paga base, gli scatti individuali e le indennità di funzione; dall’altra la retribuzione straordinaria, nella quale si trovano per l’appunto le indennità erogate per scelta del datore di lavoro. Come si può immaginare, l’indennità sostitutiva di mensa ricade in questa seconda categoria. Il suo importo non è fisso: di fatto si ottiene andando a moltiplicare l’indennizzo giornaliero per il pasto durante l’orario di lavoro per tutti i giorni effettivamente lavorati nel mese di competenza. In ogni caso si tratterà di un importo lordo, trattandosi di una voce della retribuzione, che risulterà soggetto a tassazione IRPEF e contribuzione INPS.
Si capisce allora che l’indennità sostitutiva di mensa è una somma giornaliera forfettaria inserita in busta paga dalle aziende che desiderano prendersi cura dei propri dipendenti senza però optare per la messa a disposizione di una mensa e senza distribuire dei buoni pasto. A rendere però poco conveniente l’indennità sostitutiva di mensa in busta paga è, come vedremo ora, la sua tassazione.
Indennità sostitutiva di mensa in busta paga: la tassazione
Si è anticipato il fatto che l’importo per l’indennità di mensa che viene versato in busta paga è assoggettato sia alle trattenute fiscali, sia a quelle previdenziali. Ci sono, è vero, delle eccezioni. Sono infatti escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente le indennità sostitutive delle somministrazioni di vitto che vengono versate ai dipendenti che lavorano presso cantieri edili e altre strutture operative di natura temporanea, oppure localizzate in aree dove non ci sono servizi di ristorazione. L’importo che non concorre alla formazione del reddito in questi casi ha un limite di 5,29 euro al giorno. Questa eccezione è stata definita all’interno del TUIR, all’articolo 51, comma 2. Al di fuori di questi casi specifici, l’indennità sostitutiva di mensa concorre a formare la base imponibile contributiva e fiscale.
I vantaggi dei buoni pasto
Si capisce quindi che i buoni pasto come quelli Repas presentano, rispetto all’indennità sostitutiva di mensa, dei vantaggi sia per le aziende che per i lavoratori, a partire per l’appunto dal discorso appena fatto riguardo alla tassazione. Come è noto, infatti, i buoni pasto non concorrono a formare il reddito del lavoratore entro la soglia dei 4 euro al giorno per i buoni cartacei ed entro la soglia degli 8 euro al giorno per i buoni pasto in formato elettronico, il che si traduce in un vantaggio notevole per i dipendenti, avendo a che fare con un benefit non soggetto a tassazione.
Dal punto di vista delle aziende, invece, l’impresa che opta per la distribuzione dei buoni pasto non dovrà pagare gli oneri previdenziali dell’indennità sostitutiva di mensa, e potrà portare in deduzione sia il costo dei buoni che l’Iva. La scelta dei buoni pasto Repas – cartacei e ancora più elettronici – è dunque conveniente per entrambe le parti in gioco.