In tutte le indagini fatte negli ultimi anni per scoprire quali sono i benefit aziendali più apprezzati dai lavoratori, i buoni pasto figurano sempre nelle primissime posizioni. La cosa non dovrebbe stupire: gran parte dei lavoratori ha la necessità di mangiare fuori casa, e sono davvero molte le aziende che non possono vantare una mensa aziendale. Da qui l’opportunità di utilizzare dei buoni pasto, che dal punto di vista dei lavoratori rappresentano una comodità, un concreto sostegno al reddito familiare, nonché un piccolo ma importante strumento per aumentare il proprio potere di acquisto. Ma come funzionano i buoni pasto nel concreto?
Come funzionano i buoni pasto per le aziende
Cosa dice la legge
Va prima di tutto sottolineato il fatto che non c’è nessun obbligo per il datore di lavoro di fornire i buoni pasto ai propri dipendenti o collaboratori: si tratta di un benefit aziendale facoltativo. A regolare l’utilizzo e il funzionamento di ticket per il pranzo è il Decreto Ministeriale del 7 giugno 2017, n.122: qui si legge che il buono pranzo è un documento di legittimazione che “fornisce al suo titolare il diritto di ottenere il servizio sostitutivo di mensa per un importo pari al valore facciale”. Il datore di lavoro può scegliere di concedere il ticket a tutti i lavoratori dell’azienda oppure solamente ad alcune categorie. In ogni caso, i buoni pasto possono essere concessi sia ai dipendenti con contratto indeterminato o determinato, part time o full time, e anche ad apprendisti e stagisti. Va peraltro detto che all’articolo 4 viene sottolineata la possibilità riconoscere i ticket per il pranzo anche ai lavoratori con rapporto di collaborazione, nonché ai lavoratori in smart working.
I buoni pasto non devono invece essere riconosciuti ai lavoratori in ferie, in aspettativa, in permesso, in sciopero o in malattia.
Tipologie di buoni pasto
Il valore dei buoni pasto concessi dall’azienda può variare. Al di là di questo, esistono due tipologie principali di buono:
- Buoni pasto cartacei: sono esenti da tassazione se il loro valore non supera i 4 euro giornalieri;
- Buoni pasto elettronici: sono esenti dalla tassazione fino a un valore facciale di 8 euro al giorno.
I datori di lavoro possono comunque offrire buoni pasto con valori che superano queste soglie, ma il valore eccedente dovrà essere inserito in busta paga e sarà soggetto a tassazione.
Dobbiamo sottolineare che, oltre ai vantaggi a livello fiscale, i buoni pasto elettronici offrono anche altri elementi positivi: vengono risparmiate le spese di spedizione da parte del fornitore, il dipendente può controllare il saldo in qualsiasi momento, e in caso di furto può richiedere il blocco. Va inoltre detto che con il formato elettronico è possibile ridurre l’utilizzo di carta, a tutto beneficio dell’ambiente.
I buoni pasto in busta paga
Se il valore dei buoni pasto rientra entro le soglie previste (4 euro per quelli cartacei, 8 per quelli elettronici), i buoni pasto non devono essere inseriti in busta paga in quanto non saranno soggetti a tassazione. Se il loro valore supera tali soglie, invece, l’eccedenza dev’essere riportata in busta paga in quanto va a rappresentare reddito da lavoro dipendente e viene tassato come tale.
Alcuni datori lavoro, inoltre, al posto dei buoni pasto decidono di erogare in busta paga una somma di denaro definita “indennità sostitutiva di mensa”. Questa somma, però, concorre a formare il reddito da lavoro dipendente e pertanto è soggetta a tassazione a meno che non sia corrisposta a lavoratori di cantieri edili o a personale che opera in luoghi di lavoro isolati.
Il rimborso dei buoni pasto
Nel momento in cui un lavoratore presenti dei buoni scaduti, sarà possibile richiedere al fornitore la sostituzione o il rimborso, anche se va detto che le regole specifiche dipendono dalla società che emette i ticket.
I vantaggi dei buoni pasto per l’azienda
Il primo vantaggio della scelta dei buoni pasto come benefit aziendale è rappresentato dalla soddisfazione dei lavoratori, che apprezzano particolarmente questi ticket. Ma non è tutto qui. Va detto infatti che l’Iva dei buoni pasto risulta detraibile al 100% con aliquota agevolata al 4%, e che i ticket sono esenti da oneri previdenziali e dal calcolo del TFR. Al di là dei vantaggi fiscali, va detto che questi permettono di assicurare i pasti ai dipendenti senza dover gestire una mensa interna.
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Come funzionano i buoni pasto per i dipendenti
Le modalità di utilizzo
Per utilizzare un buono pasto, sia esso cartaceo o elettronico, il lavoratore deve recarsi presso uno dei bar, dei ristoranti o degli esercizi commerciali convenzionati, per poi presentare il buono pasto in fase di pagamento. Nel caso in cui l’acquisto superi il valore del ticket, il dipendente non dovrà fare altro che aggiungere l’importo restante in denaro. Va in ogni caso detto che all’articolo 4 del DM 122 si introduce anche il concetto di “cumulabilità”: è possibile l’utilizzo massimo di 8 ticket al giorno.